某公司办公设备管理制度11篇

公司办公设备管理制度

1.0、目的

为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备,使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用,并进一步提高员工的计算机应用水平,把企业计算机信息管理提到公司战略管理日程,特制定本制度。

2.0、范围

计算机等办公设备,包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。

3.0、职责

3.1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。

3.2、信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。

3.3、公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作。

3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门,负责本制度的编制、培训及落实执行工作。

3.5、集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行。

4.0、作业内容

4.1、相关作业流程图和责任人、配合人。(详见流程图)

4.2、流程图相关事项说明

4.2.1、办公设备请购

4.2.1.1、办公设备请购,由使用人提出申请,填写“计算机等办公设备请购单”,经部门部长审核确认后提交信息管理课(若同一部门多个员工均须请购,则由部门汇总、部长签字,统一提交信息管理课)。信息管理课根据具体情况进行审核,填写意见(包括预计费用),依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长审核权限之内的,由课长确认签字直接安排采购(若有库存货,则直接按领用程序领用);在信息管理课长审核权限之外的,报主管领导审批后,由信息管理课安排采购(若有库存货,则直接按领用程序领用)。采购审批权限参照《财务审批制度》。

4.2.2、办公设备入库、验收

4.2.2.1、采购回来的办公设备须办理入库、验收手续,信息管理课负责设备质量的验收,验收合格后,保管员根据实际入库数量填写“计算机等办公设备入库单”入库。

4.2.3、办公设备领用与配置

4.2.2.1、计算机等办公设备专用于员工办公使用,不得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照《岗位职务说明书》中办公设备配置要求,填写“计算机等办公设备领用单”,按照《财务审批制度》审批权限要求进行审批后,到信息管理课领用。

4.2.2.2、电话机、传真机的领用与配置,各部门根据实际工作需要,确定要安装、及须增加的电话机和传真机。安装内线电话须填写“电话、传真服务联系单”,由本部门部长签字后,提交到信息管理课直接安排人员安装。安装长途电话、传真,须填写“电话、传真服务联系单”,由本部门部长、分管总监签字,提交人力资源总监审核,报总裁批准后,交信息管理课负责办理。

4.2.3、办公设备使用与维护

4.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护

4.2.3.1.1、计算机及附属设备由使用人负责保管,除电脑工程师外,任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动(调岗、离职等),办公设备交接参照公司《员工异动、移交管理制度》执行。

4.2.3.1.2、计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。

4.2.3.1.3、规定在工作时间内不得做与工作无关事情,禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司《奖惩管理制度》执行,信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查,并对违纪行为作出处罚建议,交主管部门执行。

4.2.3.1.4、接收e-mail的时,须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后,才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。

4.2.3.1.5、禁止私自更改计算机的ip地址,以免影响网络上其他计算机的正常工作。

4.2.3.1.6、电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码,以免被他人给破坏。

4.2.3.1.7、电脑使用人须遵守公司的保密规定,电脑信息属公司机密,不得向公司外部人员泄露。

4.2.3.1.8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备,若经发现、核实后,照原价3倍进行赔偿。

4.2.3.1.9、电脑使用人在关机时,不得强行切断电源进行关机,应按操作规范进行关机。

4.2.3.1.10、电脑使用人须经信息管理课确认上岗资级,不具备操作资格者,须经事先培训上岗(参见《员工培训管理制度》)。非计算机使用人不得上机操作,如有发现或造成计算机无法正常使用者,按制度处罚外,一切后果自负。

4.2.3.1.11、计算机使用人要做好日常数据备份工作,坚持做到数据双备份,重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求,可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。

4.2.3.1.12、打印机的日常使用中,色带、墨合用完需及时更换,更换时须严格按操作说明操作。

4.2.3.2、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护

4.2.3.2.1、以上办公设备操作,详见《使用说明书》,出现故障须叫专业人员维修。

4.2.3.2.2、若使用过程中出现人为损坏,经发现、核实后,照原价3倍进行赔偿。

4.2.4、办公设备的维修

4.2.4.1、计算机及附设备的维修:计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时,使用人需填写“维修服务联系单”提交到信息管理课,信息管理课凭“维修服务联系单”安排技术人员进行维修。修好后,使用人须在“维修服务联系单”上签字、确认。

4.2.4.2、其它办公设备的维修:一般异常,由信息管理课技术人员排除,填写“维修记录表”;若涉及更换配件,使用人须填写“维修服务联系单”提交信息管理课报修,信息管理课根据“维修服务联系单”安排相关技术人员维修,修好后,使用人须在“维修服务联系单”确认、签字。

4.2.4.3、所有办公设备,在保修期内,参照《设备保修协议》执行,保修期外,由信息管理课依实际情况安排相关技术人员(可以外请,涉及费用须事先上报核准)进行维修。

4.2.5、办公设备的报废认定与处理

4.2.5.1、计算机、打

印机、复印机、传真机等办公用品,由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的,设备使用部门须填写“计算机等办公设备报废单”,交信息管理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,将“计算机等办公设备报废单”及待报废办公设备交公司资材管理部处置。

4.2.5.2、资材管理部确认无误后,填写“待报废物品入库单”入库。资材管理部出售或报废处理物品时,须填写“报废物品处理确认单”。附上“计算机等办公设备报废单”一起交给信息管理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,进行出售或报废处理。

公司办公设备及用品管理制度

1.目的

为保证办公设备及用品的合理配置和使用,更好地服务于公司各项工作。

2.适用范围

本制度适用于集团各子公司的办公设备、办公用品、办公耗材采购和管理。

3.职责

3.1人力资源及行政部负责公司所有办公设备及用品的建档、维修保养、外借管理,采购与报废的审核,办用品的收发管理。

3.2使用部门负责部门所属办公设备及用品的使用及日常维护保养、并有责任爱护公司的办公设备。

3.3高级副总裁(总经理)负责单价2000元以上办公设备的申购、报废、外借的审批。

3.4信息部负责电脑及其周边设备采购、维修、保养、报废确认,网络安全的管理。

3.5财务部负责办公设备及用品费用的监控。

4.办公设备及用品分为耐用品和低值易耗品。

4.1耐用品:

4.1.1办公家具,如:各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。

4.1.2办公设备类,如:电脑、打印机、电话机、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、数码照相机、音响器材及相应耗材等。

4.2低值易耗品

4.2.1办公文具类,如:铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品、打印纸、复印纸等。

4.2.2生活用品,如:面巾纸、纸球、茶叶、饮料、茶具等招待用品。

5.办公设备及用品的添置申请流程

5.1每月底,各部门填写下月《办公用品申领计划表》送交行政部,逾期不交的部门,视放弃申请处理。

5.2各部门经理应严把审核关,以控制办公用品开支成本。

5.3行政助理每月底统计各部门办公设备及用品数量,编制《物品请购单》交人力资源及行政经理审批,批准后统一由行政助理负责采购。

5.4办公设备的添置由所在部门填写《设备添置备申请单》报人力资源及行政部审核,费用超过2000元的办公设备须送高级副总裁审批后再由人力资源及行政部实施采购。

5.5办公设备及用品采购回公司,管理部门应先建档登记,并及时通知相关部门领用。

6.办公设备及用品的使用管理

6.1办公设备属公司资产,使用者有责任和义务妥善保管、合理使用,不能随意转交他人,造成遗失的承担赔偿责任。

6.2人力资源及行政部建立办公设备及用品个人档案,员工领用的办公设备及用品全部记录在《个人办公设备及用品领用表》。

6.3员工因工作变动或离职的,应及时到管理部门办理移交退库手续。

6.4各部门负责人应严格控制本部门办公用设备和用品的领用,并对所属部门人员的使用和保管状况行使监督。

6.5办公用品领用时间原则上是每星期一下午,特殊情况或急用物品除外,计算器等价值超过10元以上部份物品领用时须以旧换新。

6.6办公设备耐用品损坏或丢失应按价进行赔偿,设备折旧年限为5年,以每年折旧率20%计算。

7.办公设备的报修

7.1所有办公桌椅在使用中出现的故障或损坏的均须及时向人力资源及行政部报修,人力资源及行政部应及时通知相关供应商到公司进行维修。

7.2个人使用电脑、复印机等以及电脑外部设备、公司网络、通信设备如遇故障,应及时通知信息部,由信息部工作人员检修或通知相关供应(维修)商来公司进行检修。

7.3故障解决后填写《办公设备报修记录表》,并由报修人签字确认后,由人力资源及行政部存档。

7.4经相关技术人员鉴定下列情况造成损坏的,由责任者按物品的购置价格和使用时间,新旧程序折价赔偿。

7.4.1安装非工作所必须的软件所引起的故障;

7.4.2私自拆装电脑、复印机等设备的;

7.4.3使用不当造成设备损坏和丢失的;

7.4.4人为的损坏。

8.办公设备的报废

8.1凡属于正常磨损或工作中发生意外情况造成个人在用办公设备损坏的,由使用人员填写《办公设备报废申请表》,说明原因和理由,部门负责人审核,并由信息部技术人员鉴定签署意见上交人力资源及行政部办理报废。

8.2人力资源及行政部根据相关技术人员的意见,并在《办公设备报废申请表》签署审核意见后交主管副总裁审批。

8.3经主管副总裁审批后《办公设备报废申请表》由人力资源及行政部与信息部存档,复印给财务部、办理报废手续,进行帐务处理,并办理补充新设备的申购或领用手续。

9.办公设备的外借,必须经公司主管副总裁批准后,到人力资源及行政部办理外借登记手续。

10.办公用品及设备的盘点制度

10.1行政助理每月底统计各部门的领用单,编制“办公用品费用月报表”交部门经理审核。

10.2为控制库存数量,办公用品原则上仓库只保留新人领用或急用数量即可。

10.3每年底应进行一次全面办公设备及用品的盘点,对一些久留不用或损坏的设备及用品进行处理。

11.记录表单

11.1个人办公设备及用具登记表

11.2办公用品申领计划表

11.3办公设备报修记录表

11.4办公设备报废申请表

11.5办公设备购置申请表

物业公司办公设备使用管理制度(五)

公司所有办公设备是因办公所需而配置,属公司财产,任何人员不得损毁或因私使用,为减少浪费,控制成本,使用办公设备需遵守以下制度:

一、电话

1.电话主要用于工作联络及接待处理为主报修或投诉,非必要时,员工不得在上班时间拨打私人电话或利用公司电话进行私人业务联络。

2.非必要是,员工不得随意挂拨私人长途电话,确实需要者应按公用电话标准实行收费。

3.公司员工接拨电话应使用普通话,首先报公司简称(**物业/**管理处),语气礼貌温和,用语乘法明了,不得用电话进行无为的聊天。

4.接听电话,如受话人不在管理处,接话人应礼貌地将电话转拉其部门同事接待或为受话人留下留言。

5.接到业主/客户报修(投诉)电话时,接话人应随时将报修(投诉)内容、业主住所、姓名、联系方式进行登记,并礼貌地告知业主。公司/管理处将尽快联系(安排)维修或进行投诉处理,再将报修(投诉)内容告知公司/管理处相关部门处理。

二、传真机

1.为确保公司传真机畅通,未经许可,任何人不得使用传真机挂拨市内及长途电话。

2.所有传真文件、报表均由各行政办公室批准后由专人统一传送。

三、电脑、复印机

文件打印,需有项目主管、管理处/站主任、经理签字认可。

打印、复印时,须认真做好登记工作,并进行成本核算。

公司机密文件,原则上不予复印,如有特殊需要,须经分管经理审批,方可复印,用后复印件需归还公司。

严格控制复印数量,非必要材料不予复印、打印,各项目、部门复印文件资料,必须经项目负责人,管理处/站主任签字同意,复印数量较多的材料必须有公司领导审批。

有偿复印登记时注明收费金额,由客户确认签字,并定期与客户进行结算。

打印机、复印机由专人保管,定期维修和保养,无关人员未经许可不得操作。

严禁在电脑上进行游戏、听音乐或处理私事。

打字室、复印室内严禁烟火,切实保证用电安全和设备使用安全。

当设备发生故障时,应请技术人员修理,其他人员不得擅自鼓弄,以免加重故障。

公司办公设备管理使用制度

第一条 目的:加强公司办公设备的使用管理,提高工作效率,减少浪费;

第二条 公司所购办公设备属公司固定资产,办公设备右上方统一粘贴相应标识,所有员工均应自觉爱护、正确使用并保管;

第三条 公司各部门所配备的各类办公设备,由人事行政部统一登记,协同财务建立台帐,做到帐、物相符;

第四条 各部专人负责各设备的管理工作,直接使用人(责任人)承担保管责任。若有变更或增加配置情况,相关管理人须及时上报公司人事行政部作变动登记并安排转移、购买事宜;

第五条 办公设备发生非人为故障的维修或损坏,各管理人须报人事行政部,由人事行政部统一安排维修;

第六条 办公设备若因人为原因发生损坏或丢失,直接使用人(责任)人应及时上报,作情况说明并承担相应责任;

第七条 本制度自下发之日起生效,解释权归人事行政部。

**人事行政部

第一章总则

第一条

为了更有效地管理和使用公司的办公设备，使现代办公设备在本公司充分发挥作用，特制定本制度。

第二条

范围：办公设备，包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备等专用于公司办公、开会及培训所用的设备。

第二章职责

第三条

计算机等办公设备使用人负责设备的正确使用和日常维护与保管，若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照价赔偿。

第四条

办公室负责办公设备的日常管理工作。

第五条

公司财务部负责办公设备的报废处理工作。

第三章作业内容

第六条

办公设备配置，由使用部门主管提出申请、经总经理批准后，由公司安排采购。

第七条

办公设备入库、验收：

办公设备采购后须办理入库、验收、领用手续，办公室负责设备质量的验收，验收合格后，保管员根据实际入库数量填写“办公设备入库单”入库。

第八条

办公设备使用与维护：

1、计算机等办公设备专用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它用途。

2、计算机及附属设备的使用与维护：

1)计算机及附属设备由使用人负责保管，除专人外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点;

2)计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态;

3)接收E-MAIL的时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络;

(财务部计算机的使用，

4)除使用人及中层以上管理人员以外，其他人员不得上机操作，贵州弘毅生物科技投资有限公司由财务部负责人安排财务人员使用)如有违反按制度处罚，使用人不正规操作造成计算机损害者，照价赔偿;

5)计算机使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码，以免被他人给破坏;

6)计算机使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露;计算机使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价倍进行赔偿;

8)计算机使用人在关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进行关机;

9)计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求，可做成光盘作永久性保存;

10)打印机的日常使用中，色带、墨盒用完需及时更换，更换时须严格按操作说明操作。

3、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备等办公设备的使用与维护：

1)以上办公设备操作，详见《使用说明书》，出现故障须叫专业人员维修;

第九条

办公设备的维修：

1、计算机及附属设备的维修：计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时，使用人需安排技术人员进行维修;

2、其它办公设备的维修：一般异常，由办公室请技术人员排除;若涉及更换配件，使用人须请办公室安排相关技术人员维修;

3、所有办公设备，在保修期内，参照《设备保修协议》执行，保修期外，由办公室依实际情况安排相关技术人员(涉及费用须事先上报核准)进行维修;

第十条

办公设备的报废认定与处理：

1、计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填写“计算机等办公设备报废单”，交办公室进行审核，按审批权限报总经理批准后，将“计算机等办公设备报废单”及待报废办公设备交公司办公室处置;

2、出售或报废处理物品时，须报总经理批准后，才能进行出售或报废处理;

3、出售或报废处理的办公设备，其现金上交财务部入帐，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐;

第十一条

员工违反本制度规定的，首次给予批评、第二次罚款50元，第三次(含第三次)以上逐次加倍罚款。

公司办公设备及用品管理制度

1.目的为保证办公设备及用品的合理配置和使用,更好地服务于公司各项工作。

2. 适用范围本制度适用于集团各子公司的办公设备、办公用品、办公耗材采购和管理。

3．职责

3.1 人力资源及行政部负责公司所有办公设备及用品的建档、维修保养、外借管理,采购与报废的审核,办用品的收发管理。

3.2 使用部门负责部门所属办公设备及用品的使用及日常维护保养、并有责任爱护公司的办公设备。

3.3 高级副总裁(总经理)负责单价 元以上办公设备的申购、报废、外借的审批。

3.4 信息部负责电脑及其周边设备采购、维修、保养、报废确认,网络安全的管理。

3.5 财务部负责办公设备及用品费用的监控。

4. 办公设备及用品分为耐用品和低值易耗品。

4.1 耐用品:

4.1.1 办公家具,如:各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。

4.1.2 办公设备类,如:电脑、打印机、电话机、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、数码照相机、音响器材及相应耗材等。

4.2 低值易耗品

4.2.1 办公文具类,如:铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品、打印纸、复印纸等。

4.2.2 生活用品,如:面巾纸、纸球、茶叶、饮料、茶具等招待用品。

5. 办公设备及用品的添置申请流程

5.1 每月底,各部门填写下月《办公用品申领计划表》送交行政部,逾期不交的部门,视放弃申请处理。

5.2 各部门经理应严把审核关,以控制办公用品开支成本。

5.3 行政助理每月底统计各部门办公设备及用品数量,编制《物品请购单》交人力资源及行政经理审批,批准后统一由行政助理负责采购。