如何找到属于自己的时间管理方法
摘要: 学一点时间管理,提高一下效率,这是现在很多职场人的想法。其实大多数的时间管理方法都是基于大众的,要先满足于大多数的应运,然后针对一些特殊情况再来进行加强。所以,在掌握时间管理的基础方法上,再结合自己的
学一点时间管理,提高一下效率,这是现在很多职场人的想法。
其实大多数的时间管理方法都是基于大众的,要先满足于大多数的应运,然后针对一些特殊情况再来进行加强。所以,在掌握时间管理的基础方法上,再结合自己的实际情况,打造属于自己的时间管理方法才是最有效的。
要打造适合自己的,前提先要经过记录,统计和改善三个步骤。
记录要将自己的时间管理好,找到适合自己的方法,先要明确自己每天的时间分配情况是什么样的,所以需要先来记录一下自己的时间使用情况。
从你起床就开始记录,可以随身带一个小本子,或者用手机APP来进行记录(推荐用aTimeLogger),几点到几点,做了什么事情,具体是几点开始的,几点结束的,不管用了多长时间,都记录下来。
建议记录至少要记一周,这样才能真实地反映你的情况,只记一天看不出什么来。不要嫌麻烦,只有有了数据,知道了问题所在,才能有针对性地来改进。
统计统计分为了两步,先把你这一周所有做的事先按类型来分一下,看看哪些是属于工作的,哪些是属于生活的,哪些是属于娱乐的,哪些是属于学习的。分类不需要太细,大体分一下即可。
分完后再来统计一下,看看你这一周真正花在工作上的时间有多少,花在娱乐上的时间又有多少。这个过程主要是先来了解自己时间的真实情况。
经常有人说自己的每天都被工作所占用了,工作时间肯定会很多,但统计下来就会发现自己真正用在工作上的时间并不多,每天甚至都不到8小时,大部分的时间都用在了娱乐休闲上。
接着再来按时间类型来统计下。
看看哪些是属于常态化的时间,就是你每天都要做的事要用多少时间,像每天吃饭睡觉,上下班路上等,这些每天都要做,那每天要花多少时间呢,来统计下。
再来看一下属于碎片化的时间有多少,等待午餐,路上排队等这些时间有多少。
再来看一下属于高效时间的又有多少,这个是指你注意力高度集中的时间,不管是工作还是学习中,看下每天能有多少。
剩下的就属于在做事情,但效率并不是很高的时间了。
改善记录统计完成了,然后才能有针对性地来提出一些改进方法,也就是接下来自己时间管理需要加强的地方,即适合自己的时间管理方法。
统计完后发现自己娱乐休闲的时间比较多,那下一步就是减少这部分的时间,多一些工作时间,并把工作时间集中在上班时间段,这样可以减少加班。
统计完后发现自己的高效时间比较少,一天就一个小时,其它时间注意力都不够集中,那下一步要做的就是先来提高自己的注意力,把高效时间给扩大一下,减少一些做事但效率不高的时间,这样自己的效率也能提高一些。
统计完后发现零碎时间比较多,那下一步可以先利用好自己的零碎时间,在等待中就来做一些事,这样也可以完成更多的事,时间也能利用好。
总之就是找到自己时间管理上的缺陷,再来有针对性地来进行改进。这样的时间管理方法才能解决自己的问题,才是最适合自己的。
如何通过该时间管理来聚焦目标?
对于具体的目标跟踪管理,我喜欢两个工具:Grow模型+GTD时间管理法。G:goal,目标;R:Reality,现实;O:option,可选择的方案;W:will,行动的意愿和动力。Grow其实概括了我们做一件事的流程,从澄清目标,到了解现实,到思考所有可能的方案,以及最后的执行方案。Grow会帮我们梳理出执行目标所需要做的一系列事件,而这些事件如何有机的统筹、安排,则需要GTD时间管理法。GTD,来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,中国的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》,GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。
1.收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜统统罗列出来,收集的关键在于记录下所有的工作,帮助大脑梳理,同时把一切赶出大脑,降低大脑的负担;
2.整理:将事情罗列出来后,就需要定期或不定期地进行整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织。
3.组织:这是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织,确立具体明确的行动计划。
4.回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。5.行动:根据时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动。