高效学习模式（二）——时间管理方法

首先介绍一下时间管理经历的四个阶段：

第一代的理论着重利用便条与备忘录，管理者侧重于如何在忙碌中调配时间与精力。

第二代的理论强调行事历与日程表，管理者明显意识到时间管理需要侧重于规划未来。

第三代的理论讲求优先顺序的观念。管理者依据事情的轻重缓急，设定短期，中期和长期目标，再制定相应的计划设定最佳时间。

第四代的理论从根本上否定‘时间管理’这个名词，强调对个人进行管理。管理者不再过分看重时间与事务的安排，而是将重心放在了维持产出与产能的平衡上。

而我们现在便处于第四个阶段，时间管理更多的注重自我管理，许多的时间管理法则都是在个人能够有效积极配合和坚持下进行的。如果个人的素质还没有达到一定标准，何谈时间管理呢？

曾经看到过这么一个数据：一个人每天睡觉8个小时，那么40年将花费13.3年的时间；每天一日三餐花费2.5个小时，那么40年将花费4.2年的时间；每天的交通要消耗1.5个小时，40年的时间里花费2.5年；每天的电话花费1个小时，40年的时间会用掉1.7年。

每天看电视和上网花费3个小时，40年的时间将花费5年；同样的，40年来看报聊天也将会花费的5年的时间；刷牙洗脸和洗澡会花费1.7年休假，身体不适，情绪不佳，会花费3.3年。

最终的结果令人吃惊多数人在40年中工作时间只剩下3.3年试想一下，我们大约只有3.3年的时间去创造人生的价值，这对于任何人来说都是不小的压力。

对于我们如何高效利用着3.3年的时间去创造人生的价值，让我们的生活更有意义变得更加紧迫了。

开始我们的学习！！！

 ——7种时间管理方法

1.GTD工作法：收集，整理，组织，回顾，行动

2.番茄工作法

3.80/20法则：关注重要的事情

4.时间‘时间四象限法则’

5.六点优先工作制

6.莫法特休息法

7.麦肯锡30秒电梯法

熟知以上7种时间管理法则后，我们来具体说下对于一个初入职场的新人，或者是对自己时间管理存在疑惑的职场人士，在时间管理上具体需要注意的六个方面。

当然时间管理不仅是六个方面，还有许多需要慢慢学习的，不过接下来要说的是时间管理中最重要的六点！

 —— 个人目标管理

首先，我们需要明确自己的目标，而这个目标可分为短期，中期，长期目标。对于刚入职的新人来说，明确自己的目标是十分重要的，因为有了目标的设定等于设定了具体的工作步骤，这样我们才可以知道未来的一个时间段里需要完成什么事情，将要做什么工作，并且留足时间去为工作做准备。

史蒂芬.柯维曾经说过这样一句话，在你开始攀登成功的阶梯之前首先要确定你的梯子没有搭错地方。

其次，把你的目标规划具体化，清晰化，然后写在一个能够时刻提醒你的地方，具体化的目标会让你的思路更清晰，明白下一步的工作需要做什么。而把目标规划写下来的目的在于确保目标有序，稳固地进行，让你在完成目标的时候起到一个鼓励自我的作用。

再次，给目标设置一个最后期限。这个期限的设置是需要科学性，准确性，可操作性的，不能因为时间设置过于长，导致个人的懈怠而完成目标任务的效率低下。也不能因为时间太短，使得个人很难在有限的时间内完成任务，导致内心受挫，积极性下降，对目标产生怀疑。

最后，针对自己的目标中关键性问题进行努力。你有着那么多的目标，有些是长期的，有些是短期的，你需要分析完成目标所需要做的准备，而这些准备当中哪些是最关键的事情。时间有限，你需要的是把最关键的事情做好，保持专注力，先做好一件事。

了解完目标管理的详细步骤外，我再建议一点：定期评估工作的进展。对很多来说，这是一个不值得去做的，会想既然目标已经完成为什么还要去评估呢？

定期评估工作进展的意义在于了解工作的基本过程，掌握工作过程中的各种有利或不利的因素，并将这些因素和最终的目标结合起来，看看他们是否会对目标的最终实现产生影响。

1.确定评估工作进展的时间

2.明确评估的内容

3.寻找解决方案

4.把握目标大方向

——升级核心技能

‘升级核心技能’的意义在于提高自己的生产力，提高高效的工作方法。比如：你不满足自己的时间管理规划，需要进一步深入学习，所以你会去寻找关于时间管理的书籍和资料，让你的时间更加高效的利用起来。

核心技能也可以说是增长核心竞争力。初入职场的人在有了目标规划之后，便可以开始去寻求核心领域技能提高。

在任何领域想要获得成功的最低要求是，要不间断的学习。

升级核心技能的具体步骤：首先，每天至少要阅读关于行业内最新动态的资料。早晨尽量早点起床，花上一些时间去阅读书籍，杂志，报刊都是可以的。

其次，参加有助于提高自己的课程和讲座，线下交流会等。举一个我自己的例子：在毕业前，我就已经决定加入互联网自媒体行业，但是我在大学里学的是HR，所以我就在网上报了关于自媒体课程和互联网课程。在毕业找工作前，我做了充分准备，并且我在写作上做了一个专门的提高，写作也就成了我的核心技能。

最后，利用空余时间进行碎片化的学习。比如，开车，坐公交车，乘地铁回家的过程中可以戴上耳机听听音频。

在所有的时间管理技巧中，最重要的一条就是在自己的关键任务上能够做到精益求精。

——学会说‘不’

这一章节要强调两点内容，第一是对人说‘不’；第二是对事情说‘不’。这两个方面是不同的，但是目的就是提高时间的效率。

第一个方面我们每个人都有自己的待办事项，复杂的事情已经让自己喘不过气来了，突然其他人来找你给他帮一个忙，尽管是小忙，但是对于我们来说这就是在中断你的进程，并且这件事情在优先级原则上不能排的上靠前。因此，我们要学会拒绝以下三类人：

同事? 身边有着许多的同事，你不可能每次都帮忙，而且你的时间精力过多的放在上面也不会带来大的效益。毫无疑问，如果你每次事无巨细做的话，反而容易被他人随意利用。因此，平衡时间安排，本不该你做的事情，不需要每件事都去做，在做之前考虑清楚。

下属? 对初入职场的人来说，毕竟还是一个人，很难有下属，当然你的能力足够强，也是有可能的。对于下属的请求，在某些方面还是不能袖手旁观的，该支持还是需要支持！

上级? 很多新人会惧怕上级的威严，对上级交待的任务不折不扣的完成，这是一件不错的事。但是有时候我们还需要考虑自身的成长，分析上级安排的任务是否有利于自己业绩的提高，还是说都是无关紧要的小事。

那么，这个时候你就可以向上级说明自己想法，进行协商和谈判，我想有能力的上级会考虑你的想法的。

适当的拒绝能够让你更专注于一件事，也更容易提高自己的能力。

第二个方面，对事情说‘不’，重点强调的是对事情进行优先级的排序，先完成紧急而重要的事情，然后再去做一些次优先级的事情。

巴菲特在分享成功的秘诀时说：成功的秘密非常简单，不会对当下不重要的事情直接说不！

这种方法也可以叫创造性拖延，有些不重要的事情，或者说价值回报低的事情，你应该创造性的拖延，而是决定腾出更多的时间来做改变自己生活和工作的人物。

 ——把时间当做海绵

很多人在小的时候就听过这么一句话：时间就像海绵，挤一挤总会有的！

我想和大家说的是，海绵里的水是有限的，我们应该学习如何挤出这个时间让我们去使用，珍惜每一滴挤出来的水才是重要的！

接下来，主要阐述如何不被中断时间，删除那些没有意义的事情，及时放弃那些做不到的事情。

首先，如何不被中断时间：有人说，我好不容易进入工作状态，一下子来了个电话，不知不觉聊了几分钟，挂了电话后又很难进入工作状态了。

1.明确告知他人自己的工作时间段?

这样一来你在公司外的朋友或者家人就不会

在工作时间给你打电话或者其他的方式联系? ? ? 你，除非有有重大事情。

2.提升快速排除干扰的技巧

一是既然干扰必不可少，那么我们就要培养自己抗? 干扰的能力，在有人中断你工作后，能够快速? 进入工作状态；二是除了拒绝别人的请求外，还需要掌握排除干扰的技巧，比如说，除和女朋友打电话外，其余的打电话直奔主题，不拖泥带水，如果是骚扰电话，那就直接挂断，别磨磨唧唧！

3.抽出时间来接受打扰

这个时间段可以是下班后的一个小时，这正好也是回家的过程，在这个时间里，我们可以处理别人发来的信息，邮件，电话等，集中时间来处理这些重要却不紧急的事情。

其次，删除那些没有意义的事情。时间管理不仅是要你清楚什么事情是重要该做的，同时它另外一个目的是弄清楚自己不应该去做什么事情，而不该做的事情指的是实际上那些缺乏价值和意义的工作。

1.没有必要去做的事情

实际上每个人都有自己的岗位和责任，但是有时候会分不清哪些是你的，哪些是别人? ? ? ? ? 的。所以我们更应该专注于自身的工作岗? ? ? ? ? 位，这里才是我们创造价值的地方

2.那些会带来消极影响的事情

有些事情不仅不会带来帮助，还会造成不良 影响，这类事情一定要避免。原本积极的工? ? ? 作态度被一些繁琐的事情打扰之后，会破坏? ? ? 我们的工作状态，扰乱我们的工作节奏，使我们的工作效率低下。

3.成本大于收益的事情

任何一点的时间都是具有成本的，我们在某个时间段投入的经营成本一旦超过了该工作所能带来的收益，那么就证明这件事值不值得去做的。当你的岗位越来越高，职责越重的时候，你更能明白时间成本是多么重要。

最后，及时放弃那些做不到的事情。经历过考场的人一定知道，答题有一个非常重要的原则，尽量去完成简单的题目，然后再去做那些难的题目，如果有的大题实在无法解答，那么应该果断放弃，利用剩余的时间去检查那么不该错的题。

放弃完美主义的观念，我们需要的是高效的利用时间，不可能在仅有的时间内去思考无法解答的题，并且有可能会导致上面的题错误。

从心里学的角度来说，也许也是自己没有办法解决的问题，越是困难的问题，也许我们越是想要去解决，越是自己得不到的东西，越是要想方设法获得。这种心理机制在时间管理方面来说是一个重大的失误。

从时间利用的角度来说，适当的取舍是有必要的，我们更需要从大局出发，更需要从整体的工作任务出发，尽量避免在某一个环节上停止尽量避免，因为某一项工作进度迟缓导致所有的工作计划受到限制。

 ——给自己留出休息时间

记住道格.克林的话：学会停下来，否则你无法抓住任何有价值的东西。当你觉得累的时候，你再继续工作，那都是低效能的，还不如停下来休息几分钟，喝杯茶，看看窗外的风景，最好是利用这几分钟的时间里睡一个短暂的觉。

一个不懂休息的人也不懂工作。在当时那种加班文化氛围中员工的工作劲头似乎都很足，也的确为公司的发展提供了很大的助力，工作压力越来越大的，之后的效率反而不断下降，身体健康也受到了严重威胁，更重要的是，很多员工开始对工作产生倦怠，开始反感没日没夜的工作开始生活与工作的矛盾冲突中变得无所适从。

简单来说，我们要处理自己与时间的关系，就要避免所有的时间都花在工作上。首先，一定要养成一个良好的作息习惯，确保我们的身体健康，健康的身体是一切工作的前提。

其次，安排足够的时间休息。对于连续工作几天的人来说，他们往往会因为缺乏足够的休息而产生疲劳的现象，这会直接影响到工作的效率，所以每周选择一天的两天的时间休息是很有必要这两天休息的时间里，我们可以抛开工作安然的享受生活，或者家庭生活。

最后，要寻找其他一些兴趣爱好。对任何一个人来说即使是杰出的商人，和伟大的政治家，也不可能在一年365天，一天24小时都保持对某一样工作的兴趣，很容易产生疲劳和厌恶的情绪，因此我们可以在工作之余，找到其他的生活乐趣，找到让自己感到放松和愉快的心情，这样可以调剂自己的工作和生活，确保以最轻松的状态面对工作。

最后我想和大家介绍番茄工作法，这是我现在常用的时间管理方法，并且适用于刚入职的新人。

番茄工作法原则

1.一个番茄时间，25分钟不可分割不存在半个或一个半番茄时间。

2.一个番茄时间内如果做与任务无关的事情，则该番茄时间作废。

3.永远不要在非工作时间内使用番茄工作法，例如用三个番茄时间陪儿子下棋用五个番茄时间钓鱼等等。

4.不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据作比较。

5.番茄的数量不可能决定任务，最终的成败。

6.必须有一份适合自己作息时间表。

目的

减轻时间焦虑。

提升集中力和注意力，减少中断。

增强决策意识。

唤醒激励与持久激励。

巩固达成目标的决心。

完善预估流程精确的保质保量。

改进工作学习流程。

强化决断力快刀斩乱麻

做法

每天开始的时候规划，今天要完成的几项任务，将任务逐项写在列表里。

设定你的番茄钟，时间是二十五分钟。

开始完成第一项任务，直到番茄钟响铃或提醒。

停止工作，并在列表里该项任务后画个叉。

休息3到5分钟，活动，喝水方便，等等。

开始下一个番茄钟继续该任务一直循环下去，直到完成该任务，并在列表里将该任务划掉。

每四个番茄钟后，休息二十五分钟。

怎样合理的规划时间？

每日计划的制订有5个步骤，分别是：1．写下任务；2．估算时间；3．分解任务；4．预留空间；5．做出取舍。1．写下任务。请翻开记事本，把你一天当中需要做的事情一一罗列并且记录下来。做计划的时间可以是前一天的晚上，也可以是当天的清晨，根据不同人的作息习惯不同来定。我个人是习惯在晚上做计划，这个方法有一个好处：利用晚上临睡前的时间，做好第二天的计划，并且带着这些计划的印象入睡，在睡觉的这段时间内，大脑实际上已经反复地预演了这个计划。因此当第二天醒来时，不但对计划已经了然于心，而且说不定还会突发灵感，找出做好计划的新方法来。

2．估算时间。一份理想的每日计划，单单列举这一天的活动内容是远远不够的。除了活动内容，还应该根据自己的经验，进一步估算出每项日程安排所需要的具体时间。有了记事本计划初级阶段的内容，大家对自己日常活动所要支出的时间应该有了一个初步的了解。不过，刚开始估算时间总是不太准确。也没关系，先估一个吧。当然，我建议你给自己估的时间稍微严格一点。在时间管理领域有一条“帕金森定律”，此定律是英国历史学家、政治学家西里尔·诺斯古德·帕金森在《帕金森定律》一书中首次提到的。帕金森经过多年调查研究，发现一个人做一件事所耗费的时间差别如此之大：他可以在10分钟内看完一份报纸，也可以看半天。一个忙人20分钟可以寄出一叠明信片，但一个无所事事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片，可以足足花一整天：找明信片一个钟头，寻眼镜一个钟头，查地址半个钟头，写问候的话一个钟头零一刻钟……特别是在工作中，工作会自动膨胀，占满一个人所有可用的时间。如果时间充裕，他就会放慢工作节奏或是增添其他项目，以便用掉所有的时间。根据这个定律，人始终是根据任务的时间期限来调整工作速度的。也就是说，如果一个人知道自己有一个月的时间来完成一项任务，那他就一定会不知不觉地放慢工作速度，把整个月的时间都用在这项任务上。但如果期限只有一周，那他就会加快速度，以便在一周内完成任务。这也就是为什么人们在“deadline”（最后期限）临近的时候，效率总是会特别高。

3．做出取舍。好了，计划做好了，时间也估算好了，但是如果计划的时间比拥有的时间还要多，怎么办？你可以看到小湄为一天所做的计划，预计要花11小时30分钟。这还不包括吃饭、上洗手间的时间，也没有包括突发工作的情况。如果做出这样的计划，是要加班加点完成任务，还是减少睡觉的时间来完成任务？在做计划的时候一定要牢记，人的时间是有限的，一定要为最重要的事留出最多的时间和精力。将事件按照重要的程度分出A和B两个层级：A类事件是重要的，或是必须由自己完成的；B类事件是不太重要的，又或者是可以授权给别人做的。区别是否是A类事项有3条重要的标准：1．能给自己带来价值的；2．现在不做以后就没机会了；3．任何人无法替代我做。在将所有任务按重要程度划分为A和B两类之后，在执行的时候必须确保在A类事项全部完成之后再开始做B类事项，甚至在时间不允许的情况下，可以拖延甚至拒绝完成B类事项。当然，如果你的B类事项是可以授权给下属或者同事做的，例如你可以要求别人代替你完成每天的邮件撰写，那么，你应该在A类事项里加一条：授权某同事撰写邮件并检查。分为A和B两个大类后，再按照时间的先后顺序把它们标注为A1、A2、A3, B1、B2、B3。A1和A2有两种区别：一种是重要性优先，即A1比A2更重要，同为A类事项，在没有完成A1之前就不能去做A2；还有一种则是时间优先，即虽然A1没有A2重要，但是A1事件必须发生在A2事件之前。例如，早上必须参加的工作例会，无论重要与否，在时间上是有优先级的，因此也要排在前面。

4．分解任务。有些任务工作量非常庞大，在做工作计划的时候，需要适当地分解任务。例如写一份部门的年度工作小结，恐怕没有完整的20小时工作量无法完成。但如果在计划中写上“完成部门年度工作小结，时间20小时”的话，恐怕在心理上就会给自己造成巨大的压力和焦虑。我的建议是适当地划分工作任务，拆分成不大于2小时的基本工作单位，并且按照实际的最后时间节点来规划每天所需要完成的工作量。例如，完成部门年度工作小结可以分成：1．初步拟写提纲——2小时；2．请相关人员一起讨论提纲的合理性——2小时；3．列出所需搜集的资料——2小时；4．搜集相关资料——2小时；5．完成工作小结第一部分——2小时；6．完成工作小结第二部分——2小时；7．完成工作小结第三部分——2小时；8．整合三部分，并进行初步修改——2小时；9．请相关人员一起讨论草稿的修改意见——2小时；10．根据提出的修改意见进一步修改草稿——2小时；11．整理文件格式并美化——2小时。通过这样的任务分解，就能有效地把任务划分成小块，从而增强计划的可执行性。