如何成为时间管理高手

人的记忆力有限，无法同时记住很多事情，也没办法做很多事情，如果没有工具和方法的帮助，可能到后来你才发现，不重要的事情做了很多，很重要的事情确没有做完。长此以往，你的注意力老是分心要记住重要的事情，所以你要使用gtd时间管理法。

什么是GTD时间管理法

gtd通过管理你需要做和想做的事情，让大脑集中精力完成最重要的事情，而不是记事情。

GTD其一共有五个步骤，分别是收集、处理、组织、执行、回顾。

1.收集

首先，将你要做的所有事情，都收集到一起，括实物资料和脑海中的想法。

实物资料:记事本、便利贴，各种文件资料，将它们全都集中放在一个地方。

脑海中的想法，包括你的工作安排、自己想要完成的事，则全都列出来写在一张纸上。

2.清理

对收集的事项，对这些事做进一步判断，明确这件事的下一步行动是什么。

对于垃圾，比如一些以后都用不上的文件资料，可以直接扔掉。

对于参考资料，为将来可能有用的，它们统一放在一个文件夹里，无论是实物的还是电脑上的文件，以备需要时查找。

对于待处理的事务，将它们记录在备忘录上。

需要采取行动的事情分为三种情况：

立即行动

如果一件事情短时间很快就可以做完，就立即行动。

委派他人

如果这件事别人也可以完成，就交给别人去做，告诉别人你期望的结果，并告诉截至完成时间，并跟踪事情完成进度。

延迟处理

如果这类事情，你安排了什么时间去做，你只需要把这个事情记录在日程表，到时候执行就行。

3.组织

经过上面的步骤，不需要行动的材料已经清理掉，可以立即执行的已经完成，有明确执行日期的事项，则已经放到日程表上，现在剩下的，就是那些需要延迟执行的待办事项。

(1)明确下一步具体行动

对于这些事项，要明确下一步行动具体要做什么。所谓下一步行动，就是可以执行的步骤。

一个公式：下一步行动 = 时间+做什么事 + 关键人

(2)进行分类处理

处理这些代办事项的最好方法，是根据情景进行分类。

所谓情景，就是你在做一件事时的条件或者地点。

比如，可以将事项分为以下几类：

电话

在电脑旁

在办公室

在家

外出事宜

议事日程(需要和别人讨论商量的事情)

阅读/回顾(平时收藏留待以后再读的文章资料)

当你在电话旁的时候，打开“电话”清单，对照上面的事项处理就。同理，“在电脑旁”、“在办公室”、“在家”、外出事宜”也是一样。

4.回顾

你需要不时回顾检查，让你对自己的任务心中有数。

首先，不时查看日程表，这样可以知道需要进行哪些工作。

然后，根据情景查看清单。如果你在电话旁，就查看“电话”清单，看看有没有电话需要打;如果出外办事，就查看“外出事宜”清单，确保在外面把需要办的事情办妥，免得忘了做某事来回跑。

再次，及时更新你的系统。接到什么新任务，马上按照上面的流程，将这件事放到合适的地方，安排执行。

最后，每周做一个回顾。在某抽一天时间，对这个星期的任务检查，看是否有遗漏;看是否有需要收集的新任务，马上将其纳入系统中处理;浏览下周的事项安排，如果不合适可以做出调整;自己有什么新想法，可以收集记下来。

5.执行

上面列出了处理各种事项的流程和方法，当有几个任务同时出现的时候，如何判断先做哪件事?

可以参考四个标准：情景、有多少时间、有多少精力、重要性。

情景：在任何时候，你首先考虑的，是你在这个条件下，你手头上掌握了什么资源，能做些什么事。

有多少时间：选择行动的第二要素是你掌控时间的长短。目前这个任务要耗费你一个小时，但是你在15分钟后必须要开会，那么，你可以选择一段比较长的没有打扰的时间再完成这个任务。

有多少精力：当你充沛，思维活跃的时候，处理有难度的工作;当你精神疲惫的时候，处理诸如整理文件、收拾桌子的杂事。

重要性：对于你而言，什么事情是重要的?除了一些你不得不先完成的工作，你还要思考，自己的责任、目标、价值，从各个层面，找出自己认为重要的事情。

基本技巧

1、以目标为基础进行时间管理。要点在于，目标是可衡量的和可行的，而且要写下来。

2、仅仅有效率是不够的。我们应该花大部分时间做重要的事，也就是可以帮助我们实现目标的事。

3、先做优先级高的事。20%的工作决定了80%的成果，这就是高优先级的事。

4、平衡地生活。首先，每个人的人生包括的领域是不同的，比如有的人不注重金钱。然后，尽量每个领域保持平衡。

5、养成良好的习惯。要点就在于，下定决心，然后设立奖惩制度，保证每天都完成。

6、摆脱信息泛滥的困扰。比如，应该主动设定我们的学习目标，在短期内做到聚焦。

7、时间管理工作选择。适合你的就是最好的，有效果比有道理更重要。

目标设定

1、日计划。每天晚上睡觉之前，列好第二天的计划，并排列好优先级。

2、周计划。根据自己的长期目标，来制定周计划，重要的事每周至少做一次。

3、季度计划。每个季度，留出一天来做“视觉化想象”，想象自己实现目标的画面。

4、年度计划。为人生的各个领域制定年度计划，比如家庭、工作。

5、7年计划。以7年为一个时间段，每个阶段有不同的目标。

6、退休。做好退休的准备，比如理财和住处。选择新的挑战，比如照顾孩子。

7、生命的终结。想象自己躺在棺材里，你希望身边的人如何评价你呢？